Que mettre dans un livret d’accueil ? Le contenu idéal pour votre location saisonnière

Un bon carnet d’accueil répond aux questions de vos voyageurs avant qu’ils ne vous les posent. Le code wifi, l’endroit où se garer, l’heure du départ, la boulangerie la plus proche : ce sont toujours les mêmes, et elles arrivent souvent au mauvais moment, un dimanche soir ou pendant que vous êtes vous-même en vacances.

Ce guide passe en revue ce qu’il faut y mettre, rubrique par rubrique, puis ce qui distingue un carnet correct d’un carnet que vos voyageurs consultent vraiment.

En bref :

• Six rubriques couvrent l’essentiel : l’arrivée, la maison, les règles de vie, les contacts, le départ et vos bonnes adresses.
• Chaque information doit être trouvable en quelques secondes, sur un téléphone, par quelqu’un qui découvre les lieux.
• Les codes d’accès n’ont rien à y faire. Transmettez-les directement, au dernier moment.
• Un carnet complet va plus loin : mode d’emploi des équipements, adresses commentées, version en anglais.

Les six rubriques indispensables

L’arrivée

C’est la rubrique la plus lue, et souvent dans l’urgence : vos voyageurs la consultent dans la voiture, parfois de nuit. Indiquez l’horaire d’arrivée et ce qui est possible en cas de retard, le mode de remise des clés, l’endroit où se garer et la façon de trouver l’entrée. Un repère visuel (« le portail vert après la boulangerie ») vaut mieux qu’une longue explication.

La maison

Le fonctionnement du logement au quotidien : le nom du réseau wifi et son mot de passe, ce que contient la cuisine et ce qui est fourni (café, huile, sel, produits d’entretien), le réglage du chauffage et de l’eau chaude, le linge de maison. Si les draps ne sont pas fournis, dites-le ici aussi, même si c’est écrit dans l’annonce.

Les règles de vie

Quelques règles claires évitent la plupart des malentendus : sécurité (détecteurs, extincteur, points d’attention avec des enfants), voisinage et extérieur (bruit, barbecue, animaux), poubelles et tri. Formulez-les simplement et sans reproche : vos voyageurs sont des invités, pas des suspects.

Les contacts

Vos coordonnées et les moments où vous êtes joignable, puis les numéros utiles : médecin, pharmacie, hôpital le plus proche, et la personne à appeler sur place si vous êtes loin, un voisin ou un artisan de confiance.

Le départ

L’horaire, puis une consigne par ligne : vaisselle, poubelles, fenêtres, chauffage, clés. Une liste courte est suivie, un paragraphe ne l’est pas. C’est aussi la rubrique qui vous épargne le plus de mauvaises surprises au moment du ménage.

Vos bonnes adresses

Cinq adresses suffisent pour commencer : une table, un marché ou un commerce, une plage ou un lieu de baignade, une balade, votre coup de cœur. Ajoutez à chacune une phrase sur ce qui la rend spéciale. C’est ce que vos voyageurs ne trouveront pas sur Google, et c’est souvent ce dont ils vous parlent dans leur commentaire.

☐ Arrivée : horaire, remise des clés, stationnement, accès
☐ La maison : wifi, cuisine, chauffage, eau chaude, linge
☐ Règles de vie : sécurité, voisinage, poubelles et tri
☐ Contacts : vous, urgences, relais sur place
☐ Départ : horaire et consignes, une par ligne
☐ Bonnes adresses : cinq lieux, chacun avec une phrase

La version détaillée, avec tous les points à préparer, se trouve dans notre checklist à imprimer.

Les erreurs les plus fréquentes

Noter les codes d’accès. Le code de la boîte à clés ou de la porte ne doit jamais figurer dans un carnet d’accueil, surtout s’il est partagé par un lien. Envoyez-le directement à vos voyageurs, le jour de l’arrivée, et changez-le régulièrement.

Laisser vieillir les informations. Le restaurant fermé depuis deux ans, l’ancien mot de passe wifi, le jour de collecte qui a changé : une seule information fausse suffit à faire douter de toutes les autres. Relisez votre carnet à chaque début de saison.

Tout écrire au même endroit. Un long document où l’arrivée côtoie l’histoire de la maison et la liste des plages oblige à tout lire pour trouver une ligne. Rangez chaque information dans sa rubrique, avec des titres courts.

Oublier le téléphone. Vos voyageurs lisent votre carnet sur leur téléphone, rarement sur papier. Des phrases courtes, des listes, des liens vers la carte : ce qui se lit bien sur un petit écran se lit bien partout.

Ce qui fait un excellent carnet d’accueil

Une fois l’essentiel en place, quelques ajouts changent l’expérience de vos voyageurs.

Le mode d’emploi de vos équipements. Le jacuzzi, le poêle à bois, la piscine ou la machine à café capricieuse méritent leur propre rubrique : la mise en route, les réglages, les précautions, et quoi faire en cas de problème. Votre notice habituelle suffit, à condition d’être facile à retrouver.

Des adresses rangées par envie. Au-delà de vos cinq coups de cœur, séparez les tables et les apéros, les courses et les marchés, les balades et les sorties. Indiquez le jour du marché, la plage où aller avec des enfants, ce qu’on fait quand il pleut. Ajoutez le lien Google Maps de chaque lieu.

Une version en anglais. Si vous accueillez des voyageurs étrangers, un carnet traduit leur évite de passer chaque consigne dans un traducteur, avec les erreurs qui vont avec. C’est aussi une exigence du classement en meublé de tourisme à partir de trois étoiles.

Une réponse à toute heure. Même le carnet le plus complet ne prévoit pas tout. Un carnet d’accueil digital peut intégrer un assistant qui répond aux questions de vos voyageurs à partir de ce que vous avez écrit, sans inventer.

Vous pouvez voir à quoi ressemble un carnet complet, avec ses neuf sections.

Papier ou numérique ?

Le classeur posé sur la table du salon a ses qualités : il fait partie du décor et ne dépend d’aucune batterie. Mais il n’est consulté qu’une fois sur place, alors que les questions sur l’arrivée se posent avant. Il se met à jour difficilement, et il disparaît parfois dans une valise.

Un carnet d’accueil numérique s’ouvre par un simple lien, que vous glissez dans votre message de confirmation de réservation. Vos voyageurs le consultent avant de partir, sur la route et pendant le séjour, et vous le modifiez en quelques secondes. Rien ne vous empêche de garder aussi une version imprimée sur place.

Par où commencer

Rassemblez d’abord vos informations, rubrique par rubrique : notre checklist vous guide point par point, et s’imprime. Si vous avez déjà un livret, l’essentiel s’y trouve sans doute : il reste à le ranger et à le compléter.

Avec Bienvio, vous répondez ensuite à huit questions, et votre carnet d’accueil est rédigé et prêt à partager. Voir la démonstration en vidéo, de la première question au carnet terminé.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un livret d’accueil et un carnet d’accueil ?

Les deux expressions désignent le même document : l’ensemble des informations pratiques remises aux voyageurs d’une location saisonnière. Chez Bienvio, nous parlons de carnet d’accueil.

Combien de pages doit faire un carnet d’accueil ?

Il n’y a pas de bonne longueur, il y a une bonne organisation. Un carnet de six rubriques bien rangées sera plus utile qu’un document de vingt pages qu’il faut lire en entier pour trouver le code wifi.

Faut-il mettre le code wifi dans le carnet d’accueil ?

Oui. Le mot de passe wifi est l’information la plus demandée, et il ne donne pas accès au logement. Les codes de la porte ou de la boîte à clés, en revanche, se transmettent à part.

Le carnet d’accueil est-il obligatoire ?

Pas pour une location saisonnière en général. Il le devient si vous visez le classement en meublé de tourisme à partir de trois étoiles : la grille nationale exige alors un livret d’accueil en français et en anglais (critère 101). En dessous, il est facultatif mais rapporte des points.

Quand envoyer le carnet d’accueil à ses voyageurs ?

Dès la confirmation de la réservation, puis en rappel quelques jours avant l’arrivée. Vos voyageurs auront le temps de préparer leur trajet et de repérer vos adresses.